كانت هناك مائدة للاجتماعات مستطيلة الشكل تحوى 31 مقعداً  خشبيا إلا واحدا ذا طبيعة خاصة ذا طبيعة جلدية … تراصت الكراسي كلها تتجه بنظرها إلى ذلك المقعد الجلدي الوثير الذي يحتل بداية المائدة، الذي يزيد فخامة عنها، ويشيح بوجهة إلى السماء فخراً واعتزازاً بموقعه الجديد المتميز بين أقرانه ، فهو مرتفع القامة ، وكذلك الصوت ، فلا يسمع  إلا صوته، ولا يرى سواه ، لا تفارقه تلك البسمة الساخرة  من ما حوله ومن حوله.

إلا أن أحد المقاعد الخشبية الثائرة

نظر إليه نظرة  فاحصة، اخترقت ذلك الغطاء الجلدي البراق والحشو الإسفنجي الكثيف، اصطدمت بهيكله الخشبي الذي لا يختلف كثيراً عن نوعية الهيكل الخشبي الذي صنعت منه كل الكراسي، وتذكر يوم أن كان بلا حشو ولا دعامات ….كان كرسياً خشبياً مثلنا، لقد كان مستقراً بجواري ، لقد كان …..

 وهنا صاح الكرسي الخشبي بقوة قائلاً :

احملوا هذا المقعد من إمامي

اقذفوا بهذه المائدة المستطيلة إلى الجحيم

عند تنظيم الاجتماع لا بد أولاً أن تعرف ما الذي تديره، وهذا ما استقيناه من حكمة إدارية قديمة:  "أدر الأعمال طبقاً لطبيعتها وليس طبقاً لطبيعتك أنت".

المــكان

يعتبر اختيار مكان الاجتماع من العناصر الرئيسية التي تؤثر في نجاح الاجتماع؛ ففي حالة زيادة عدد المجتمعين عن ثلاثة أشخاص يتطلب الاجتماع وجود:

* تسهيلات ملائمة مثل: الحرارة و الضوء والتهوية.

* تقديم مشروبات.

* عدم وجود ما يبدد الانتباه .

* وجود عدد من المقاعد يزيد بمقعد عن عدد المشاركين.

تذكر عند تحضير مكان الاجتماع :

* أن تتوافر القدرة لكل مشارك على مشاهدة المشاركين الآخرين بوضوح.

* أن يكون موقع رئيس الاجتماع ظاهراً لكل المشاركين.

 دعني أهمس في أذنك يا رئيس الاجتماع :

* نظم مكان الاجتماع بحيث تلاحظ مدى انتباه الآخرين .

* لا تضع شخصين مشهورين بالثرثرة أو المناقشة والمجادلة بجانب بعضهما أو أمام بعضهما.

* ضع الأفراد المشاكسين بمحاذاة الأفراد الهادئين، ولا تضع المشاكسين كلهم في مكان واحد.

الزمــان

يجب أن تحدد زمان الاجتماع طبقًا لغرض الاجتماع؛ آخذاً في الاعتبار ظروف المشاركين .

* حدد بدقة موعد بدأ وانتهاء الاجتماع، وأعلم المشاركين به حتى لا تسمح بالاعتذارات.

* يجب التأكيد على الاجتماع قبل انعقاده بفترة مناسبة يسمح بتذكير المشاركين والاستعداد له بشكل كافٍ.

·   يجب توزيع جدول الاجتماع مرفقًا بجدول زمني يحدد مختلف بنود جدول الاجتماع والوقت المقترح للمناقشة؛ كي لا تضيع وقت أطول في موضوعات ثانوية مثال:

اجعل الجدول الزمني مرنًا يسمح بالتعديل خلال الاجتماع.

المشاركون

إن التحديد الواضح لأهداف الاجتماع يجعل من اختيار المشاركين في الاجتماع أمرًا يسيرًا، ويختلف نوع وحجم المشاركين طبقاً لهدف ونوع الاجتماع ويمكن توضيح ذلك بما يلي:

قاعدة عامة: إن الاجتماعات الدورية يجب ألا يقل عدد أعضائها عن 5 أعضاء ولا يزيد عن 9 أعضاء مما يحقق المرونة الكافية لتبادل الآراء والوصول إلى اتخاذ قرار.

عزيزي المشارك.. يجب أن تتوافر لديك القدرة على المشاركة والرغبة في تبادل الآراء للوصول إلى إجماع على الآراء

وكذلك توافر الدافع لإثارة النقاش والجرأة في اتخاذ القرارات وعليك الاستعداد للاجتماع بمزيد من المعلومات ومزيد من الالتزام .

الرئيس

إن رئيس الاجتماع لا بد وأن يتبنى  ما قصدناه بمفهوم الاستدارة في بداية هذه الحلقة حيث لا بد وأن تكون ميسراً لأعمال الاجتماع لتحقيق الأهداف المرجوة منه لا مسيطرًا على المشاركين في الاجتماع، وتذكر دائمًا أنه  يقع عليك العبء الكبير في إنجاح الاجتماع، وعليك تقمص دور الميسر الذي يؤدي دوره ببراعة لتحقيق الهدف ماراً بمراحل الاجتماع  المختلفة حيث يمر الاجتماع بالمراحل التالية:

 المرحلة الأولى: (ما قبل الاجتماع)

         ينبغي أن تقوم بالإعداد الجيد لأهداف وجدول الاجتماع  والدعوة له وتحديد نوع وعدد المشاركين والتأكد من أن أهداف الاجتماع قد وصلت لجميع المشاركين والتأكد من ملائمة مكان وزمان الاجتماع.

المرحلة الثانية: (بدء الاجتماع)

       تقع عليك مسئولية افتتاح الاجتماع حيث تبدأ بالترحيب بكل المشاركين كما يمكن طلب التعارف البسيط من الأعضاء المشاركين في حالة عدم وجود معرفة سابقة، وفي حالة الاجتماعات الدورية يجب مراجعة وقائع الجلسة السابقة.

 ثم القيام بعرض محتويات الجدول الزمني والوقت المحدد لذلك والدعوة للالتزام بوقت الاجتماع والجدول الزمني للعمل كأن تقول: " إن الاجتماع يكلفنا من حيث الوقت والجهد والمال كذا وكذا … لذا أدعوكم لاستغلال الوقت المحدد أقصى استغلال"

المرحلة الثالثة: ( إدارة الاجتماع )

إن أهم وأصعب مرحلة في الاجتماع والتي يتوقف عليها جزء كبير من نجاح أو فشل الاجتماع هي مرحلة إدارة الاجتماع حيث يكون العنصر البشري هو العنصر الذي يجب توجيهه، وتفجر طاقاته الكامنة، ومساعدته على اتخاذ قرار، وتفعيل دوره، وفض المنازعات التي تنشأ بسببه، وتركيز الانتباه، ببساطة عليك إنجاز مجموعة من الاتصالات الناجحة، وتقمص دور الميسر الذي بيده كل الخيوط وأنا أعلم أن الأمر ليس باليسير ولكن عليك أن تمارسه وحدك …… ويتكون هذا الدور مما يلي:

بالفعل إنك ستواجه مجموعة من الفيروس الرئيسية التي تهدد نجاح الاجتماع فإليك بها وإليك أساليب مواجهتها :

المرحلة الرابعة ( إنهاء الاجتماع وتوثيقه )

في هذه المرحلة لا بد وأن تتأكد من أنك قد حافظت على النظام بلطف وشجعت الجميع على التعبير عن آرائهم بوضوح، وأن هناك موافقة جماعية على ما تم الاتفاق عليه وأنك قد لخصت نتائج الاجتماع وتأكدت من أن الجميع يعرفون أدوارهم ومتى  تنتهي الأعمال ………. قم بفض الاجتماع في الحالات التالية:

         *  تحقيق الأهداف والنتائج المرغوبة .

         *  انتهاء الوقت المحدد للاجتماع .

         *  الفقد التام لانتباه المشاركين في الاجتماع .

 وأخيراً من فضلك ….. أيها الميسر اجمع بازل الاجتماعات كالشكل التالي :

 ولا تنس أن تقيّم أنت والمشاركون هذا الاجتماع باستخدام هذه الوثيقة ، وزعها على المشاركين  ولا تنزعج إن لم تتم الإجابة عن جميع الأسئلة فمهمتك هي أخذ مؤشرات تساعدك في تنظيم الاجتماع القادم :