الاجتماعات الدَّورية والخرافات الإدارية

ياسر فاروق- استشاري إداري

تعتبر الخرافات والأساطير أحد الأجزاء الأساسية المكونة للتاريخ الإنساني، فمنذ قديم الأزل اسْتُخْدِمَت تلك الخرافات لتعظيم أشياء وتحقير أشياء أخرى، ونسجت آلاف من قصص البطولة تُوَجِّه رسائل غير مباشرة لكل من يسمعها، بأنه يمكن لك أن تقضي على هذه الخرافة بكثير من الصَّبْر الممزوج والشجاعة والرغبة في الانتصار للقضاء على تلك الخرافة الخادعة.

ولعلك في يوم من الأيام قد شاهدت أحد أفلام الأساطير، وتخيلت نفسك أحد أبطال تلك الأفلام، وتمنيت أن تقتني ذلك السيف البتَّار الذي له قوة خارقة يعاونك على تحطيم تلك الخرافة.  وها قد حان الوقت..‍‍!

 الخرافة الأولى: لا طائل من الاجتماعات!!

          انطلقت هذه الخرافة على لسان أحد المديرين الذي يقول بِحِدَّة إلى مطالبيه بأسباب مقنعة لاجتماعات دورية غير مثمرة، فرد عليهم بانفعال قائلاً:

"يا سادة ليس هناك أي سبب لعقد تلك الاجتماعات، إنها مجرد جزء من سياسة شركتنا"

بالفعل إن واقعنا العملي يتحدث فيقول: "إن كثيرًا من اللجان التي تتكون والاجتماعات التي تعقد تواجه الكثير من المتاعب، فكما يقول أحد الساخرين واصفًا الاجتماعات الدورية:

" إنهم جماعة من الناس تضيِّع الساعات لتكتب محاضر الجلسات "

الاجتماعات الهادفة:

        إن الخطوة الأولى للقضاء على هذه الخرافة هي الإجابة على سؤال.. ما هدف هذا الاجتماع وما ضرورته ؟

وكذلك فإن اجتماعات بلا هدف سوف تؤدي إلى:        

فلتقتنِ سَيْفاً بَتَّارًا .. فمن هنا نبدأ:

 لكي تتعاون جهودنا للقضاء على تلك

الخرافة فلابد لك أولاً من اتباع خطوات البداية الثلاث:

الخطوة الأولى : حدد الأهداف التي من أجلها سوف تعقد الاجتماع :

             فقد يكون أحد الأهداف التالية:

-         اجتماع نشر معلومات.

-         اجتماع توليد أفكار وحل مشكلات معينة واتخاذ قرارات.

-         اجتماع تخطيط ومتابعة.

الخطوة الثانية:  حَدِّد الحاجة لتكراره والضرورة من إقامته:

           حيث يمكن استخدام:

-   اجتماعات دائمة.. وتعقد لمسؤوليات ذات طبيعة مستمرة بوجه عام، وتحتاج إلى قرارات جماعية لا فردية مثل التخطيط والمتابعة المستمرين.

-   اجتماعات مؤقتة.. والتي تُعْقَد للقيام بمسؤوليات محددة من حيث طبيعتها أو مدتها أو من أجل مُهِمَّاتٍ عامة غير مثيرة للجدل والخلاف وغير متكررة مثل دراسة موقف ما أو الترتيب لحدث ما.

الخطوة الثالثة :  قم بإعداد جدول الأعمال.. مقدمًا:

             إن اجتماع بلا جدول أعمال يعني عدم وجود اجتماع في الأصل.

إن أكثر من 80% من نجاح الاجتماع يتحدد قبل انعقاده، فوضع جدول الأعمال هو مُكَوِّن أساسي لأنه يؤكد على معرفة المشاركين مسبقًا بموضوع الاجتماع، كما يضمن أن الجميع يتجهون إلى مسار واحد، ويمنع استغراق أقل الموضوعات أهمية لمعظم الوقت.

فعليك أن تحرص على إعداد جدول اجتماع مثالي يشتمل على:

-الهدف من الاجتماع، تاريخه، مُدَّته، مكان حدوثه.

-أسماء المشتركين في الاجتماع أو الحاضرين.

-مواضيع النقاش الرئيسية.

-مواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل.

-أعمال أخرى.

-توصيات ونتائج الاجتماع.

-تاريخ الاجتماع التالي.

  وتأكد قبل عقد أي اجتماع من إعداد بطاقة الاجتماع كما يلي:

نهاية الخرافة الأولى:

"أرجوك لا تَفْهَمْنِي بطريقة خاطئة"

                لا تظن أن القضاء على هذه الخرافة يعني عدم عقد أي اجتماعات وتكوين أي لجان دائمة أو عدم العمل كفريق، ولكن هو التَّرْشِيد لكل ذلك حتى يحقق الهدف المرجو منه.

 فكما يقول زينجر ميللر مؤلف كتاب "Facilitating for Results  ": لقد كانت الاجتماعات   - ومازالت - وسوف تظل أمرًا إداريًّا واقعًا، ولكن ما يتغير هو الدور الذي تلعبه الاجتماعات، لقد أصبح الضغط يتزايد على أن تؤدي الاجتماعات إلى نتائج ملموسة على الدوام".

 لذلك فإن الاجتماعات الفعالة الهادفة تُجَسِّد المزايا الخمس التالية:

-تعويض جوانب الضعف الفردية من خلال جوانب القوة لدى الآخرين.

-تنمية الشعور بالاتحاد والصداقة أثناء التنفيذ.

-زيادة الإنتاجية وتحقيق النتائج في أقل وقت ممكن.

-تنبيه شاردي الذهن من الأعضاء المشاركين.

-تضاؤل حدوث الأخطاء القائمة على الأداء الفردي.

 الخرافة الثانية – في الحلقة القادمة.. ( اجتماعات فاشلة التنظيم ):

لقد حاولنا التَّغَلُّب على الخرافة الأولى، ونتعاهد بالتعاون معًا للقضاء على مجموعة غير متناهية من الخرافات بمزيد من الصبر والشجاعة والرغبة في الانتصار، فإن التعلم دون ميل ما، لا يؤدي إلى نتيجة تذكر، وكذلك فإن التعلم دون عمل هو قمة السوء الذي يبتلي به الله تعالى، وكما يقول الأمام الأوزاعي:

" إِذَا أَرَادَ اللهُ بِقَوْمٍ سُوْءًا أَعْطَاهُمُ الْجَدَلَ وَمَنَعَهُمُ الْعَمَل" 

إقرأ في نفس الباب:

من المدير إلى السكرتارية
أنت مدير جديد.. إذن عَظَّمَ اللهُ أَجْرَك!!

كيف تضيِّع وقتك سَبَهْللا؟!