يحتاج رفع الوعي بقضايا المرأة إلى أنشطة وفعاليات لتصل إلى قطاع عريض من الناس، ولكي تحقق تلك الأنشطة ما تصبو إليه يجب أن يخطط لها جيدا، حيث تعد هذه المؤتمرات وسيلة فعالة في الترويج لقضايا المرأة والتوعية بها، والتقريب بين مختلف وجهات النظر والآراء المتنوعة وتوفير الفرص للدعم المتبادل والتعلم.

• استيضاح ما تود تحقيقه من عقد المؤتمر، حيث يختلف المؤتمر المنعقد لتزويد المشاركين بمعلومات جديدة عن إحدى القضايا، عن المؤتمر الذي يعقد بهدف إعطاء المشاركين فرصة للتفاعل وتبادل المعلومات.

• تحديد من هم المشاركون في المؤتمر، وتتميز أنجح المؤتمرات بأن المشاركين فيها لهم نفس الإهتمام بموضوع المؤتمر.

• توفير الوقت والطاقة في الإعداد للمؤتمر، حتى يأتي المؤتمر بثماره، من حيث معرفة المنظمين لرغبات واحتياجات المشاركين.

• إرسال استمارة رأي إلى المشاركين قبل عقد المؤتمر، أو الاتصال هاتفيا بهم، وسؤالهم عن المعلومات التي يودون معرفتها.

• تخطيط أنشطة وبرامج محددة، بعد تحديد مستوى معرفة المشاركين.

• ما هو ترتيب المتحدثين في المؤتمر؟

• ما هي الموضوعات التي سيناقشها كل منهم؟

• هل سيكون هناك متحدث أساسي؟

• هل سيكون هناك حفل استقبال أو مناسبة غير رسمية لكل المشاركين؟

• ما هي المواد المكتوبة أو المطبوعات التي سيتم توزيعها على المشاركين؟

• وضع جدول زمني بالمواعيد المستهدفة وآخر مهلة لها.. مثل (إرسال الدعوات-حجز مكان عقد المؤتمر... مع التأكد من إعطاء مهلة كافية لطباعة المطبوعات والاتصال بالمتحدثين والحصول على التصاريح والموافقات اللازمة.. مثل الموافقات الأمنية).

• ضمان جودة تجهيز المكان المخطط لعقد المؤتمر، مع مراعاة أن يكون قريبا من المشاركين لضمان مشاركة أفضل، مثل (إعداد القائمة – المشروبات –الميكروفون - قوائم التسجيل...).

• الاتصال بالمتحدثين والأفراد الذين سيديرون المناقشات ودعوتهم للحضور.

• دعوة الصحفيين والتأكيد على حضورهم من خلال اتصال هاتفي.

• إرسال الدعوات والمنشورات للمشاركين في المؤتمر.

• طلب الوسائل السمعية والبصرية ووسائل الإيضاح.

• ترتيب المبيت للضيوف، إذا كان المؤتمر سيستغرق أكثر من يوم.

• أسلوب العرض.

• المشرفون.

• فرص التعاون والمشاركة.

• الوجبات وترتيب الإقامة.

• مقترحات أخرى.

صعوبات وحلول

صعوبات عامة: تتلخص هذه الصعوبات في عدم توفر التمويل اللازم لعقد النشاط، أو عدم وجود مشاركين قادرين على التفاعل وتبادل الخبرات، أو نقص الكادر البشري القادر على إدارة هذه الأنشطة، أو عدم القدرة على الحصول على التصاريح المطلوبة لعقد مثل هذه المؤتمرات.

تحتاج مثل هذه الصعوبات ذات الطابع العام إلى مزيد من الجهد وتوفير التمويل اللازم والتنسيق والعناية بالكوادر البشرية، وفتح خطوط اتصال وحوار مستمر مع جمعيات مماثلة من أجل تبادل الخبرات.

صعوبات خاصة: وهي جملة الصعوبات التي تنبع من التحديات التي تواجه عقد مؤتمر مثل؛ صعوبة الموضوع وخاصة إذا كان الموضوع يصطدم مع عادات وتقاليد سائدة والحل هو إيجاد الكادر البشري الملم بأبعاد القضية والقادر على مخاطبة المجتمع المحلي باللغة التي يمكن قبولها وتفهمها.

وتعد صعوبة "تبسيط المفاهيم" من العوائق التي يمكن أن تواجه إعداد المؤتمرات، بمعنى كيفية جعل مفاهيم قضية من القضايا المرتبطة بحقوق المرأة في متناول الشخص العادي.

والحل يكمن في مزيد من الإبداع والقدرة على إعادة إنتاج مفاهيم الدعوة في قالب مبسط بشكل يلاءم التطور الاقتصادي والاجتماعي في المجتمع، ويجعل منها مفاهيم تتصل بالواقع الحياتي اليومي، ويؤدي ذلك إلى حشد الأنصار والمؤيدين وتفعيل القواعد الشعبية.

• الجمعيات النسائية العربية.. كشف حساب(حوار)

• جمعية النهضة.. جهود لتنمية المرأة بدبي

• دليل إدارة الجهود التطوعية

• دليل التعامل مع الإعلام

• دليل إدارة اجتماع مجلس الإدارة

• دليل إعداد المؤتمرات